Внутренние коммуникации предприятия представляют собой систему связей между всеми отделами, подразделениями, а также между руководителем и его подчинёнными. Таким образом, внутренние коммуникации можно разделить на вертикальные, горизонтальные и коммуникации по диагонали, как в прямом, так и в обратном направлении.
Структура организации – «расстановка людей в разных социальных позициях, которые влияют на ролевые отношения между этими людьми». С.С. Фролов определяет структуру как систему упорядоченных определенным образом позиций членов организации, включающую в себя совокупность взаимосвязанных ролей, упорядоченных взаимоотношений между членами организации, в первую очередь отношений власти и подчинения.
При изучении структуры организации, используя системный подход, следует учитывать несколько параметров: сложность организации, степень формализации, степень централизации.
Параметры сложности организации рассматриваются с позиции дифференциации (горизонтальной, вертикальной, пространственной) и интеграции, которая характеризует степень взаимосвязанности структурных элементов.
Говоря о степени формализации организации, выделяют формальные и неформальные структуры. Формальная структура формируется на основе четкого разделения функциональных обязанностей и стандартизации норм и отношений между всеми структурными единицами организации. Неформальная структура - «спонтанно сложившиеся система социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или менее длительного межличностного и внутригруппового общения».
Вертикальные коммуникации являются основой функционирования формальной организационной структуры, так как связывают между собой все уровни иерархии. Вертикальные коммуникации могут протекать по восходящей и нисходящей. При нисходящем пути передачи информации руководитель сообщает подчиненным о планах, текущих задачах, конкретных заданиях и даёт рекомендации по их реализации, информирует подчиненных о качестве их работы. Нисходящие коммуникации способствуют созданию авторитарной модели управления.
Средства распространения информации при нисходящих потоках можно разделить на печатные (материалы, письма, руководства, инструкции) и устные (прямые приказы, селекторные совещания и т.д.). Коммуникации снизу вверх выполняют функцию оповещения руководства о том, что происходит на более низких уровнях управленческой иерархии. Следует отметить, что в действительности нисходящие коммуникации доминируют над восходящими. Эффективность восходящих коммуникаций может быть повышена посредством: «процедуры обжалования, политики открытых дверей, консультаций, опросов общественного мнения, партисипативных методов, назначения специального представителя».
Горизонтальные коммуникации – это обмен информацией между отделами, подразделениями организации, сотрудниками в целом. Горизонтальные коммуникации формируют отношения равноправия между членами организации и необходимы для координации ее деятельности.
Диагональная коммуникация – коммуникационный процесс, связанный с потоком информации, проходящим между различными отделами или лицами, находящимися в рамках организации на различных иерархических уровнях. Возможна передача сообщений напрямую вместо прохождения их от самого низкого уровня до самого высокого и обратно.
2.1. Технические коммуникации внутри предприятия
Внутренние коммуникации на предприятии чаще всего должны подкрепляться технической базой. Поэтому инфраструктуру предприятия можно представить так:
- производственные помещения;
- офисные помещения;
- оргтехника и персональные компьютеры;
- производственное оборудование, оснастка, средства измерения, инструмент;
- транспорт;
- связь.
К техническому оснащению в данном случае относятся оргтехника, персональные компьютеры и связь. Это техническое оснащение составляет единую информационную систему коммуникации на предприятии. Так как с помощью персональных компьютеров, включённых в одну локальную сеть, возможен прямой контакт и общение структурных подразделений предприятия. Данный вид контакта я отношу к так называемому мостику Файоля, который позволяет общаться отделам напрямую и непосредственно, без участия «лишних» компонентов, обходя ненужные процедуры контакта с «посредниками».
Говоря о технических коммуникациях внутри предприятия, связанных с информационными системами, нужно упомянуть компанию IBA, которая является лидером в области этих разработок на сегодняшнее время в Беларуси.
Подход компании IBA к созданию корпоративной информационной системы на базе Lotus-технологий – это предложение заказчику целостного, интегрального решения, которое может включать обследование и анализ документооборота предприятия заказчика, проектирование корпоративной информационной системы, ее разработку, интеграцию с информационными ресурсами других систем, установку, внедрение, обучение пользователей, сопровождение и модернизацию.
Lotus Notes на сегодняшний день является лидирующей платформой на рынке клиент-серверных систем, обладая широчайшим набором средств и возможностей:
1. Встроенная корпоративная электронная почта с обширными сервисными услугами, высоким уровнем надежности и защиты.
2. Возможность организации клиентских мест с многоуровневой структурой доступа к информационным ресурсам.
3. Документоориентированные базы данных, позволяющие работать с любой типологией электронных документов, включая неструктурированные документы.
4. Высокие интеграционные свойства. Поддержка практически всех известных стандартов текстовых файлов, механизмы для обмена данными с базами данных DB2, Oracle и т.д., доступ к базам данных Lotus Notes через Интернет-браузер.
5. Высокий уровень коммуникационности. Механизм репликаций автоматически поддерживает базы данных Lotus Notes в актуальном состоянии, проводя репликации по установленному расписанию с максимальной надежностью.
6. Масштабируемость, позволяющая расширять количество обслуживаемых пользователей или объемы информационных ресурсов без ограничений, не требуя дополнительных трудозатрат.
7. Многоуровневый доступ к информации – авторизация пользователя на клиентском уровне, набор прав доступа к базам данных и их динамичная настройка на разделы документов и функции по комбинации ролей.
8. Модульность. Средства Lotus Notes позволяют качественно реализовать принципы модульности системы.
9. Инструмент для разработки WEB-серверов и собственных страниц в Интернет.
10. Удобная среда разработки на языках программирования Lotus/Java Script.
Говоря о концепции корпоративной информационной системы, нужно отметить, что мировая практика подтверждает, что для построения корпоративных информационных систем (ИС) в многоплатформных и территориально распределенных средах идеально подходят технологии Lotus Domino/Notes, обладающие высокими интеграционными и коммуникационными характеристиками. Система Lotus Notes является интегрирующей и управляющей средой при организации деловых процессов и документопотоков, обеспечивая интерфейс между конечным пользователем и набором корпоративных информационных ресурсов, с учетом прав доступа каждого пользователя к этим ресурсам.
Формирование корпоративной информационной системы следует начинать с организации корпоративной электронной почты и построения клиент-серверной среды на базе Lotus Notes. Далее через выстроенный для пользователя интерфейс, можно осуществлять подключение модулей в корпоративную систему. Это могут быть как внутренние модули в формате Lotus, так и внешние модули, например, системы «1С: Предприятие».
Формирование подсистем для корпоративной ИС основывается на принципах модульности и масштабируемости. Т.е. каждое Lotus-приложение может выступать либо как независимая документная база данных, либо как элемент единой системы, связанный с другими базами данных на логическом либо физическом уровне. К примеру, приложение «Делопроизводство и контроль исполнения» может полнофункционально работать автономно, а может, при наличии приложения «Учет кадров», всю необходимую информацию о структуре предприятия и персоналиях получать непосредственно из базы данных «Учета кадров».
Кроме того, любое приложение может быть связано на информационном уровне с любым внешним набором данных. В частности, с помощью разработанного нашим предприятием инструмента «1С – коннектор», результат документооборота Lotus-приложений может быть выгружен в базы данных «1С: Предприятие» в виде документов проводок по бухгалтерии.
Вообще развитие корпоративной ИС можно представить в трех направлениях:
1. 2. 3. Таким образом на "идеальном" предприятии система внутренних коммуникаций, налаживающихся посредством компьтерных технологии должна быть развита всесторонне и объемлюще.
© Менеджер Первого Экскаваторного портала по PR
МАРИАННА ТИТОВА