Специфика внутренних и внешних коммуникаций промышленного предприятия. Ч.2.

Специфика внутренних и внешних коммуникаций промышленного предприятия. Ч.2.

19 июля 2004
Глава 2. ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ НА ПРЕДПРИЯТИИ
 Глава 2. ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

              Внутренние коммуникации предприятия представляют собой систему связей между всеми отделами, подразделениями, а также между руководителем и его подчинёнными. Таким образом, внутренние коммуникации можно разделить на вертикальные, горизонтальные и коммуникации по диагонали, как в прямом, так и в обратном направлении.

 Структура организации – «расстановка людей в разных социальных позициях, которые влияют на ролевые отношения между этими людьми». С.С. Фролов определяет структуру как систему упорядоченных определенным образом позиций членов организации, включающую в себя совокупность взаимосвязанных ролей, упорядоченных взаимоотношений между членами организации, в первую очередь отношений власти и подчинения.

При изучении структуры организации, используя системный подход, следует учитывать несколько параметров: сложность организации, степень формализации, степень централизации.

Параметры сложности организации рассматриваются с позиции дифференциации (горизонтальной, вертикальной, пространственной) и интеграции, которая характеризует степень взаимосвязанности структурных элементов.

Говоря о степени формализации организации, выделяют формальные и неформальные  структуры. Формальная структура формируется на основе четкого разделения функциональных обязанностей и стандартизации норм и отношений между всеми структурными единицами организации. Неформальная структура - «спонтанно сложившиеся система социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или менее длительного межличностного и внутригруппового общения».

Вертикальные коммуникации являются основой функционирования формальной организационной структуры, так как связывают между собой все уровни иерархии. Вертикальные коммуникации могут протекать по восходящей и нисходящей. При нисходящем пути передачи информации руководитель сообщает подчиненным о планах, текущих задачах, конкретных заданиях и даёт рекомендации по их реализации, информирует подчиненных о качестве их работы. Нисходящие коммуникации способствуют созданию авторитарной модели управления.

Средства распространения информации при нисходящих потоках можно разделить на  печатные (материалы, письма, руководства, инструкции) и устные (прямые приказы, селекторные совещания и т.д.).  Коммуникации снизу вверх выполняют функцию оповещения руководства о том, что происходит на более низких уровнях управленческой иерархии. Следует отметить, что в действительности нисходящие коммуникации доминируют над восходящими. Эффективность восходящих коммуникаций может быть повышена посредством: «процедуры обжалования, политики открытых дверей, консультаций, опросов общественного мнения, партисипативных методов, назначения специального представителя».

Горизонтальные коммуникации – это обмен информацией между отделами, подразделениями организации, сотрудниками в целом. Горизонтальные коммуникации формируют отношения равноправия между членами организации и необходимы для координации ее деятельности.

Диагональная коммуникация – коммуникационный процесс, связанный с потоком информации, проходящим между различными отделами или лицами, находящимися в рамках организации на различных иерархических уровнях. Возможна передача сообщений напрямую вместо прохождения их от самого низкого уровня до самого высокого и обратно.

2.1. Технические коммуникации внутри предприятия

Внутренние коммуникации на предприятии чаще всего должны подкрепляться технической базой. Поэтому  инфраструктуру предприятия можно представить так:

- производственные помещения;

- офисные помещения;

- оргтехника и персональные компьютеры;

- производственное оборудование, оснастка, средства измерения, инструмент;

- транспорт;

- связь.

К техническому оснащению в данном случае относятся оргтехника, персональные компьютеры и связь. Это техническое оснащение составляет единую информационную систему коммуникации на предприятии. Так как с помощью персональных компьютеров, включённых в одну локальную сеть, возможен прямой контакт и общение структурных подразделений предприятия. Данный вид контакта я отношу к так называемому мостику Файоля, который позволяет общаться отделам напрямую и непосредственно, без участия «лишних» компонентов, обходя ненужные процедуры контакта с «посредниками».

Говоря о технических коммуникациях внутри предприятия, связанных с информационными  системами, нужно упомянуть компанию IBA, которая является лидером в области этих разработок на сегодняшнее время в Беларуси.

Подход компании IBA к созданию корпоративной информационной системы на базе Lotus-технологий – это предложение заказчику целостного, интегрального решения, которое может включать обследование и анализ документооборота предприятия заказчика, проектирование корпоративной информационной системы, ее разработку, интеграцию с информационными ресурсами других систем, установку, внедрение, обучение пользователей, сопровождение и модернизацию.

Lotus Notes на сегодняшний день является лидирующей платформой на рынке клиент-серверных систем, обладая широчайшим набором средств и возможностей:

1. Встроенная корпоративная электронная почта с обширными сервисными услугами, высоким уровнем надежности и защиты.

2. Возможность организации клиентских мест с многоуровневой структурой доступа к информационным ресурсам.

3. Документоориентированные базы данных, позволяющие работать с любой типологией электронных документов, включая неструктурированные документы.

4. Высокие интеграционные свойства. Поддержка практически всех известных стандартов текстовых файлов, механизмы для обмена данными с базами данных DB2, Oracle и т.д., доступ к базам данных Lotus Notes через Интернет-браузер.

5. Высокий уровень коммуникационности. Механизм репликаций автоматически поддерживает базы данных Lotus Notes в актуальном состоянии, проводя репликации по установленному расписанию с максимальной надежностью.

6. Масштабируемость, позволяющая расширять количество обслуживаемых пользователей или объемы информационных ресурсов без ограничений, не требуя дополнительных трудозатрат.

7. Многоуровневый доступ к информации – авторизация пользователя на клиентском уровне, набор прав доступа к базам данных и их динамичная настройка на разделы документов и функции по комбинации ролей.

8. Модульность. Средства Lotus Notes позволяют качественно реализовать принципы модульности системы.

9. Инструмент для разработки WEB-серверов и собственных страниц в Интернет.

10. Удобная среда разработки на языках программирования Lotus/Java Script.

Говоря о концепции корпоративной информационной системы, нужно отметить, что мировая практика подтверждает, что для построения корпоративных информационных систем (ИС) в многоплатформных и территориально распределенных средах идеально подходят технологии Lotus Domino/Notes, обладающие высокими интеграционными и коммуникационными характеристиками. Система Lotus Notes является интегрирующей и управляющей средой при организации деловых процессов и документопотоков, обеспечивая интерфейс между конечным пользователем и набором корпоративных информационных ресурсов, с учетом прав доступа каждого пользователя к этим ресурсам.

Формирование корпоративной информационной системы следует начинать с организации корпоративной электронной почты и построения клиент-серверной среды на базе Lotus Notes. Далее через выстроенный для пользователя интерфейс, можно осуществлять подключение модулей в корпоративную систему. Это могут быть как внутренние модули в формате Lotus, так и внешние модули, например, системы «1С: Предприятие».

Формирование подсистем для корпоративной ИС основывается на принципах модульности и масштабируемости. Т.е. каждое Lotus-приложение может выступать либо как независимая документная база данных, либо как элемент единой системы, связанный с другими базами данных на логическом либо физическом уровне. К примеру, приложение «Делопроизводство и контроль исполнения» может полнофункционально работать автономно, а может, при наличии приложения «Учет кадров», всю необходимую информацию о структуре предприятия и персоналиях получать непосредственно из базы данных «Учета кадров».

Кроме того, любое приложение может быть связано на информационном уровне с любым внешним набором данных. В частности, с помощью разработанного нашим предприятием инструмента «1С – коннектор», результат документооборота Lotus-приложений может быть выгружен в базы данных «1С: Предприятие» в виде документов проводок по бухгалтерии.

Вообще развитие корпоративной ИС можно представить в трех направлениях:

1.       2.       3.       Таким образом на "идеальном" предприятии система внутренних коммуникаций, налаживающихся посредством компьтерных технологии должна быть развита всесторонне и объемлюще.

 © Менеджер Первого Экскаваторного портала по PR

МАРИАННА ТИТОВА



Подпишитесь, чтобы продолжить чтение
Отборные материалы от Экскаватор Ру, никакого спама
Подписаться
Самые важные материалы в Telegram, помогаем принимать правильные управленческие решения
Самые важные материалы в Telegram, помогаем принимать правильные управленческие решения
Подписаться на канал
Оцените, пожалуйста, статью,
нам очень важно ваше мнение:
5
5
5
5
Лучшие материалы Экскаватор Ру у вас на почте! Никакого спама
Подписаться